L’automatisation des tâches répétitives est devenue indispensable pour les entreprises souhaitant gagner en productivité. Mettre en place des workflows automatisés permettra à vos collaborateurs de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée. Voici 4 conseils pour optimiser l’automatisation des tâches au sein de votre organisation.
Analysez vos processus métier pour identifier les tâches automatisables
Avant de se lancer tête baissée dans l’automatisation, il est primordial d’analyser en profondeur vos processus métier. Cela vous permettra d’identifier précisément les tâches répétitives se rapportant à la relation client par exemple pouvant être confiées à un robot de sorte à accroître votre customer satisfaction score. Pour mener à bien cette analyse, vous pouvez réaliser des entretiens avec vos collaborateurs ou observer directement leur travail.
Une fois ce travail d’analyse effectué, vous serez en mesure de prioriser les tâches à automatiser en fonction de différents critères : fréquence d’exécution, temps passé, erreurs générées, etc. Vous pourrez ainsi établir une feuille de route de vos projets d’automatisation.
Formez vos collaborateurs aux nouveaux outils et workflows
L’automatisation entraîne souvent de profonds changements dans les habitudes de travail des collaborateurs. Il est donc primordial de les accompagner tout au long de la transition pour garantir l’adoption des nouveaux outils. Vous pouvez par exemple organiser des sessions de formation présentant en détail le fonctionnement des robots et leur intégration dans les workflows existants. Expliquez les bénéfices attendus en termes de gain de productivité et de qualité.
Pensez également à recueillir régulièrement les retours des collaborateurs pour identifier les éventuels points de friction. Leurs remontées terrain vous permettront d’améliorer continuellement vos workflows automatisés. Enfin, valorisez les collaborateurs en les faisant monter en compétences sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. L’automatisation doit être perçue comme une opportunité de développement.
Supervisez les robots pour garantir des résultats optimaux
Une fois les robots déployés, il est impératif de les superviser pour s’assurer qu’ils fournissent des résultats conformes aux attentes. Vous devez mettre en place des indicateurs de performance vous permettant de mesurer précisément les gains obtenus. Par exemple, vous pourrez comparer le taux d’erreur et le temps de traitement d’une tâche avant et après automation. Ces métriques concrètes vous permettront de valider l’efficacité des robots.
Dans certains cas, une supervision humaine restera nécessaire pour traiter les cas particuliers non gérés par les robots. Il est important d’anticiper ces situations pour éviter toute dégradation de la qualité de service. Par ailleurs, n’hésitez pas à faire évoluer les paramètres des robots en fonction des enseignements tirés. L’optimisation de l’automatisation est un travail continu.
Automatisez de bout en bout vos workflows transverses
Pour tirer pleinement profit de l’automatisation, vous devez penser vos workflows de manière transverse, au-delà des silos métiers. Par exemple, le traitement d’une commande client fait intervenir les équipes commerciales, logistiques, comptables… Plutôt que d’automatiser des tâches isolées au sein de chaque service, vous pouvez mettre en place un workflow de bout en bout.
Cela vous permettra de gagner en rapidité et en qualité sur l’ensemble du processus. Les tâches sont enchaînées sans rupture grâce à l’orchestration des robots et des systèmes d’information. Bien sûr, la mise en œuvre d’une telle automatisation transverse nécessite une refonte en profondeur des workflows. Mais les gains de productivité obtenus sont généralement à la hauteur de l’investissement.
